華智分享：如何運(yùn)用業(yè)務(wù)流程驅(qū)動(dòng)ERP實(shí)施
發(fā)表于：2020/4/24 15:54:46??閱讀量：?[關(guān)閉]
ERP系統(tǒng)不是一個(gè)單純的信息技術(shù)系統(tǒng)，而是一個(gè)以信息系統(tǒng)為技術(shù)載體的管理體系。ERP所締造的是一個(gè)統(tǒng)一集成的企業(yè)管理數(shù)據(jù)平臺(tái)，以及基于此數(shù)據(jù)平臺(tái)的業(yè)務(wù)流程運(yùn)營(yíng)體系。統(tǒng)一集成與分散割裂是對(duì)立的，ERP的統(tǒng)一集成實(shí)際是一種信息集權(quán)。憑借這樣的管理平臺(tái)，實(shí)際世界里的人財(cái)物權(quán)可以充分下放，但數(shù)字虛擬世界里的信息數(shù)據(jù)則變得高度集權(quán)。而基于此數(shù)據(jù)平臺(tái)所建立的復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程體系也將不再陷入“一放就亂，一抓就死”的怪圈。因此，ERP這種先進(jìn)管理系統(tǒng)的本質(zhì)體現(xiàn)為管理信息的集成、管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化以及業(yè)務(wù)流程體系的不斷優(yōu)化。也就是說(shuō)，要充分發(fā)揮ERP的價(jià)值，數(shù)據(jù)和流程是兩個(gè)至關(guān)重要的因素。
傳統(tǒng)的ERP實(shí)施，過(guò)度地強(qiáng)調(diào)了數(shù)據(jù)的重要性，有所謂“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的說(shuō)法。但對(duì)于業(yè)務(wù)流程卻體現(xiàn)出了一種集體性的忽視。盡管幾乎所有的ERP實(shí)施項(xiàng)目都會(huì)高舉管理變革的大旗，但仔細(xì)分析就會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些所謂的管理變革幾乎都集中在兩個(gè)方面。一是通過(guò)數(shù)據(jù)共享提高操作效率；二是實(shí)現(xiàn)集中管控，比如從分散采購(gòu)改到集中采購(gòu)、二級(jí)計(jì)劃體系改到一級(jí)計(jì)劃體系、二級(jí)核算變成一級(jí)核算等等。似乎 ERP對(duì)于管理提升的效益就全在這兩個(gè)方面了。
從根本上來(lái)說(shuō)，這些管理變革并未從真正意義上關(guān)注業(yè)務(wù)流程，更談不上通過(guò)ERP的實(shí)施實(shí)現(xiàn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化管理及在此基礎(chǔ)上的流程優(yōu)化。事實(shí)上，集中管控還是分散管控并無(wú)絕對(duì)意義上的優(yōu)劣之分，采用何種管控模式應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)決定。而一個(gè)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)中央集權(quán)的ERP系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，正是可以支持不同的管控模式，從而避免“一抓就死，一放就亂”的管理困境。但是，在實(shí)施ERP的同時(shí)，如果僅僅從上述兩點(diǎn)來(lái)關(guān)注管理的改進(jìn)，那么就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)和流程的脫節(jié)，從而使得ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)于企業(yè)管理提升的價(jià)值大打折扣。具體來(lái)說(shuō)，可能產(chǎn)生的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾方面：
1. ERP實(shí)施以數(shù)據(jù)和系統(tǒng)功能為重點(diǎn)，而非業(yè)務(wù)流程。
由于在ERP實(shí)施過(guò)程中沒有進(jìn)行詳細(xì)的流程梳理并建立相應(yīng)的流程管理機(jī)制，目前很多ERP實(shí)施更多關(guān)注系統(tǒng)功能與數(shù)據(jù)，而與企業(yè)流程管理的結(jié)合較為薄弱。數(shù)據(jù)和功能固然都非常重要，但數(shù)據(jù)和功能畢竟都是為企業(yè)的業(yè)務(wù)流程服務(wù)的。
2. ERP系統(tǒng)從業(yè)務(wù)流程角度上的黑箱化。
ERP實(shí)施過(guò)程中所繪制的業(yè)務(wù)流程藍(lán)圖與實(shí)際上線后系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程往往并不一致。這就好比在設(shè)計(jì)一間屋子時(shí)屋內(nèi)有兩間屋，但當(dāng)屋子造完住戶入住時(shí)卻突然發(fā)現(xiàn)只有一間屋了，更要命的是誰(shuí)也講不出為什么。造成這種情況的原因是在ERP實(shí)施過(guò)程中并未建立業(yè)務(wù)流程管理的機(jī)制和平臺(tái)，因此根據(jù)業(yè)務(wù)藍(lán)圖進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)需要對(duì)藍(lán)圖流程進(jìn)行修正，咨詢顧問(wèn)往往會(huì)直接修改系統(tǒng)，但并不會(huì)同步修正業(yè)務(wù)藍(lán)圖。另外，當(dāng)ERP系統(tǒng)上線后，企業(yè)的管理人員也會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)的變化來(lái)修改流程。這種修改也往往直接在系統(tǒng)中進(jìn)行，沒有人會(huì)去修改當(dāng)初的設(shè)計(jì)稿。久而久之，ERP中的真實(shí)流程就成了誰(shuí)成講不清楚的黑箱了。
3. ERP系統(tǒng)從業(yè)務(wù)流程角度的黑箱化，將導(dǎo)致企業(yè)管理體系的內(nèi)在沖突。
目前企業(yè)從不同管理角度所引入的管理體系是多種多樣的。比如很多企業(yè)都建立了質(zhì)量管理體系、安全及環(huán)保管理體系、全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系、績(jī)效考核體系等等，所有這些管理體系均與業(yè)務(wù)流程密切相關(guān)。而在ERP中所運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程一般占到企業(yè)所有業(yè)務(wù)流程的60%至70%，也就是說(shuō)ERP中的業(yè)務(wù)流程幾乎于所有的管理體系都有關(guān)聯(lián)。因此，ERP中業(yè)務(wù)流程的黑箱化將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)各管理體系間的沖突。
比如，有一家企業(yè)在ERP系統(tǒng)上線后，忽然發(fā)現(xiàn)自已可能將無(wú)法通過(guò)下個(gè)月 ISO 9000的外部年審，原因是ERP的實(shí)施改變了業(yè)務(wù)流程，但并未修正ISO9000的程序文件。由于程序文件與現(xiàn)實(shí)流程的不一致違背了ISO9000的原則，因此將導(dǎo)致年度外審的失敗。那么，ERP中的流程究竟是怎樣的呢？絕大部分人員只能講一個(gè)大概，但講不清楚全部細(xì)節(jié)！ 怎么辦？只能重新組織人員，對(duì)ERP系統(tǒng)一步一步進(jìn)行測(cè)試，重新繪制出準(zhǔn)確的流程，然后在基于這些流程修改ISO程序文件。
再舉一個(gè)例子。一家企業(yè)試圖建立全面風(fēng)險(xiǎn)管理體制，因此花巨資邀請(qǐng)咨詢公司來(lái)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別并建立風(fēng)險(xiǎn)管控體系。為了對(duì)ERP中的流程建立風(fēng)險(xiǎn)管控體系，這家咨詢公司起初以ERP實(shí)施過(guò)程中的業(yè)務(wù)藍(lán)圖為依據(jù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，但企業(yè)內(nèi)控人員嘗試進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)檢查時(shí)，突然發(fā)現(xiàn)ERP中的流程根本不是原先藍(lán)圖中所描繪的樣子。因此，所有的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作和風(fēng)險(xiǎn)管控體系的建立必須重新來(lái)過(guò)。
總之，由于沒有建立一套完整的業(yè)務(wù)流程管控體系，將會(huì)導(dǎo)致ERP內(nèi)所運(yùn)行的各種流程與企業(yè)內(nèi)部的其它管理體系發(fā)生沖突。
4. 企業(yè)管理體系的內(nèi)在沖突，將導(dǎo)致企業(yè)執(zhí)行力的下降
企業(yè)實(shí)際運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程應(yīng)該只有一套。比如，對(duì)于供應(yīng)商評(píng)審流程來(lái)說(shuō)，不可能基于ERP系統(tǒng)有一套流程，基于ISO9000又有另外一套流程，基于全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系又產(chǎn)生第三套供應(yīng)商評(píng)審流程。如果引入一套管理體系就產(chǎn)生一套獨(dú)立的流程，那么對(duì)于實(shí)際的工作人員來(lái)說(shuō)，他們究竟應(yīng)該以哪套流程作為工作標(biāo)準(zhǔn)呢?現(xiàn)實(shí)情況是，業(yè)務(wù)人員都以ERP中的流程為標(biāo)準(zhǔn)，而ERP中的流程往往又沒有完整和清晰的描述，只有ERP的操作手冊(cè)較為詳細(xì)。最后，ERP中的操作標(biāo)準(zhǔn)便成為事實(shí)上的工作標(biāo)準(zhǔn)。如此一來(lái)，全然沒有了流程管理的思想，更不會(huì)考慮什么ISO9000和風(fēng)險(xiǎn)管理。這種情況在企業(yè)實(shí)施了ERP系統(tǒng)后是普遍存在的。試想一下，這種情況下企業(yè)花巨資建立的所謂ERP管理體系、ISO管理體系、風(fēng)險(xiǎn)管理體系又如何能被有效地執(zhí)行呢?
造成上述問(wèn)題的原因就是因?yàn)槟壳捌髽I(yè)的ERP實(shí)施僅僅關(guān)注于數(shù)據(jù)和作業(yè)的步驟即系統(tǒng)的具體功能，而忽視了企業(yè)管理運(yùn)作的主體即業(yè)務(wù)流程。企業(yè)搞信息化的目的是要采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。而現(xiàn)代化的管理是體現(xiàn)在現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)流程中的。大家都說(shuō)ERP系統(tǒng)中蘊(yùn)含了先進(jìn)的管理理念，這個(gè)理念絕對(duì)不只是信息共享和集中管控，這些理念是滲透在業(yè)務(wù)流程體系中的。所以，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)在實(shí)施信息化系統(tǒng)時(shí)應(yīng)同步建立信息化的流程管理平臺(tái)。如果上了信息化系統(tǒng)后，企業(yè)的管理人員仍然只能通過(guò)報(bào)表來(lái)進(jìn)行管理，那么這樣的信息化管理是不能算作成功的。因?yàn)閳?bào)表體現(xiàn)的是管理的結(jié)果，但并不能實(shí)現(xiàn)過(guò)程的管理。也就是說(shuō)，當(dāng)報(bào)表出來(lái)后，好壞已定，只能等下次再努力了。這就好比產(chǎn)品的質(zhì)量，當(dāng)進(jìn)行最終檢驗(yàn)時(shí)，優(yōu)劣其實(shí)早已決定。所以，對(duì)于企業(yè)的管理也應(yīng)關(guān)注過(guò)程的管理，過(guò)程正確結(jié)果自然正確。而所謂的“過(guò)程”就是業(yè)務(wù)流程。所以，我們建設(shè)信息化的管理體系其本質(zhì)就是要建設(shè)信息化的業(yè)務(wù)流程管理體系，管住了流程就等于管住了企業(yè)，管好了流程就等于管好了企業(yè)，優(yōu)化了流程就等于優(yōu)化了企業(yè)的管理。
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