華智分享：如何借“一把手”跨越ERP實(shí)施障礙？
發(fā)表于：2019/11/13 14:22:46??閱讀量： [關(guān)閉]
導(dǎo)讀：眾所周知，在ERP項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，由于流程與操作方式的優(yōu)化，會(huì)對(duì)企業(yè)員工現(xiàn)有的利益造成損害。
在這種情況下，必然會(huì)導(dǎo)致用戶的反對(duì)。項(xiàng)目管理員該如何來(lái)處理用戶的反對(duì)聲音呢？如果處理不好的話，會(huì)在很大程度上阻礙項(xiàng)目的進(jìn)度。其實(shí)在處理這方面事情的時(shí)候，需要借助ERP一把手的權(quán)力來(lái)對(duì)抗反對(duì)勢(shì)力。
一、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上，一把手要?jiǎng)涌?/strong>
通常情況下，在ERP項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)會(huì)有一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。在這個(gè)會(huì)議上，項(xiàng)目管理員應(yīng)該讓企業(yè)的一把手露露面。在會(huì)議上，一把手需要強(qiáng)調(diào)一下ERP項(xiàng)目的重要性。特別要說(shuō)明，企業(yè)的各個(gè)部門，需要無(wú)條件的服從項(xiàng)目管理員的安排。在規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)保質(zhì)保量的完成任務(wù)。
有些讀者或許會(huì)不以為然，認(rèn)為這都是表面上的東西。其實(shí)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來(lái)講，這一招還是非常有效的。因?yàn)楝F(xiàn)在不管是政府工作人員，還是企業(yè)中的員工，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)總有一種莫名其妙的崇拜感。執(zhí)行起領(lǐng)導(dǎo)的命令來(lái)，執(zhí)行力就會(huì)變得特別的強(qiáng)。所以在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上，如果一把手出面，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的重要性，那么下面的員工，就會(huì)對(duì)這個(gè)項(xiàng)目引起足夠的重視。如此的話，即使在后續(xù)的工作中，遇到不滿的地方，抱怨也會(huì)少的多。
二、流程優(yōu)化重組上，一把手要?jiǎng)邮?/strong>
在ERP項(xiàng)目中，流程重組優(yōu)化是比較困難的一個(gè)環(huán)節(jié)。冰凍三尺，非一日之寒。要讓用戶更改長(zhǎng)時(shí)間形成的操作習(xí)慣與思路，相對(duì)困難。這不僅關(guān)系到企業(yè)個(gè)人自身的利益，還有一種固態(tài)的思維在作怪。在這個(gè)環(huán)節(jié)上，比較容易引起用戶的反對(duì)。所以，這里更需要一把手的參與。通過(guò)一把手的權(quán)威，來(lái)強(qiáng)制推行優(yōu)化有的業(yè)務(wù)流程。具體的說(shuō)，可以從以下幾個(gè)方面出發(fā)。
一是在流程優(yōu)化分析討論時(shí)，一把手一般不要當(dāng)場(chǎng)。
在討論分析階段時(shí)，如果一把手就當(dāng)場(chǎng)的話，下面的用戶可能就會(huì)變成啞巴了。即使認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)流程跟企業(yè)的實(shí)際情況不符合，也不會(huì)明目張膽的提出來(lái)。他們會(huì)擔(dān)心被誤會(huì)。在討論分析階段時(shí)，需要用戶暢所欲言。所以在這個(gè)階段，一把手盡量不要參與進(jìn)來(lái)，讓用戶自由討論。
二是在最終確認(rèn)階段時(shí)，需要將有分歧的流程提出來(lái)，進(jìn)行最終的優(yōu)化與確認(rèn)。
此時(shí)一把手就應(yīng)該出面了。這些有分歧的流程通常情況下都會(huì)涉及到多個(gè)部門。如物料收貨單流程，會(huì)涉及到采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門。很容易出現(xiàn)各個(gè)部門相互推諉的情況。這種情況下，項(xiàng)目管理員就應(yīng)該跟一把手事先進(jìn)行溝通，如將標(biāo)準(zhǔn)流程與現(xiàn)在實(shí)際的操作流程之間的差異說(shuō)清楚。然后在會(huì)議上，如果大家還是不能夠達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)的話，那么一把手就應(yīng)該乾坤獨(dú)斷，最終確認(rèn)一個(gè)可執(zhí)行的方案。這一點(diǎn)非常的重要。不能夠讓一個(gè)小小的業(yè)務(wù)流程無(wú)休止的爭(zhēng)論下去，從而影響到項(xiàng)目的整體進(jìn)度。
三是在確認(rèn)后的書面資料上，需要有一把手的簽字。
如何提高書面流程的權(quán)威性呢？比較直接的一種方式就是要有一把手的簽字。如此大家在查看業(yè)務(wù)流程時(shí)，一看到一把手的簽字，就會(huì)引起足夠多的重視。特別是對(duì)后來(lái)新進(jìn)公司的員工，會(huì)有一種震懾的作用。為此流程優(yōu)化之后，需要一把手進(jìn)行最終的確認(rèn)。確認(rèn)的手段就是在最后發(fā)行的資料上進(jìn)行簽字畫押。
三、階段總結(jié)會(huì)議上，一把手要?jiǎng)油龋?/strong>參與）
在項(xiàng)目中，另外一個(gè)難點(diǎn)就是如何確保用戶能夠按時(shí)的完成任務(wù)。
由于客觀的因素以及用戶主觀的態(tài)度，都會(huì)導(dǎo)致無(wú)法按時(shí)完成任務(wù)。這個(gè)就像滾雪球一樣，如果一項(xiàng)工作沒(méi)有按時(shí)完成，那么就會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目的周期。而且影響的時(shí)間會(huì)越來(lái)越長(zhǎng)。最后導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法按時(shí)完成。
首先，在項(xiàng)目推進(jìn)中，需要制定計(jì)劃。
根據(jù)項(xiàng)目的大小，可以以周或者月為單位，進(jìn)行計(jì)劃的制定。一般建議按周來(lái)定義計(jì)劃。把每個(gè)星期需要完成的任務(wù)，跟企業(yè)的項(xiàng)目管理員以及用戶說(shuō)明清楚。注意，比較好的方式是通過(guò)書面的文檔，向用戶交待清楚每個(gè)星期所需要做的工作。
其次，每周需要開(kāi)一次項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議。
在這個(gè)會(huì)議上，企業(yè)一把手盡量參加。這里需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，一把手可能由于時(shí)間有限，不能夠全程參與到整個(gè)會(huì)議中。對(duì)于會(huì)議的安排，需要有一定的技巧。如可以將會(huì)以分為多個(gè)環(huán)節(jié)。比如上期進(jìn)度追蹤、上期問(wèn)題總結(jié)、新需求分析討論、下一階段任務(wù)安排等等。一般來(lái)講，一把手只需要參加第一個(gè)環(huán)節(jié)，即上期進(jìn)度追蹤環(huán)節(jié)即可。如果在進(jìn)度追蹤時(shí)，一把手能夠參與進(jìn)來(lái)，那么除非遇到特別困難的因素，一般的阻礙用戶都會(huì)主動(dòng)去克服。畢竟領(lǐng)導(dǎo)的話還是比較具有權(quán)威性。
四、問(wèn)題有爭(zhēng)議時(shí)，一把手要?jiǎng)幽X（決斷）
眾口難調(diào)。在實(shí)際工作中，難免會(huì)遇到對(duì)同一個(gè)問(wèn)題不同的用戶有不同的看法。有時(shí)候甚至?xí)?zhēng)的面紅耳赤。如果遇到這種情況時(shí)，項(xiàng)目管理員應(yīng)該采取積極的態(tài)度。不過(guò)有些項(xiàng)目管理員在這里會(huì)犯錯(cuò)誤。當(dāng)用戶在那邊無(wú)休止的爭(zhēng)論時(shí)，項(xiàng)目管理員可能會(huì)站著看熱鬧，等著他們吵出一個(gè)結(jié)果來(lái)。這會(huì)強(qiáng)化用戶之間的矛盾，不利于項(xiàng)目小組的團(tuán)結(jié)。還有一種錯(cuò)誤是對(duì)于用戶的爭(zhēng)論，項(xiàng)目管理員會(huì)強(qiáng)加干涉，用自己的觀點(diǎn)去解決問(wèn)題。這種做法比較危險(xiǎn)。項(xiàng)目管理員很可能會(huì)引火上身，將矛盾往自己身上轉(zhuǎn)移。
這里比較好的做法是先果斷的制止，不加以任何評(píng)論。然后讓一把手出面進(jìn)行最終的裁決。具體的說(shuō)，可以這么操作。
當(dāng)用戶對(duì)某個(gè)問(wèn)題存在爭(zhēng)議時(shí)，先讓用戶暢所欲言，進(jìn)行討論。在這個(gè)過(guò)程中，要把握一個(gè)度。即要讓用戶能夠暢所欲言，也不能夠讓矛盾擴(kuò)大化。這個(gè)度非常的重要。當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間的討論無(wú)法得到統(tǒng)一的答案時(shí)，項(xiàng)目管理員就應(yīng)該果斷的出面干涉（通俗一點(diǎn)講，就是在他們吵架之前進(jìn)行制止）。項(xiàng)目管理員可以將這個(gè)爭(zhēng)議的問(wèn)題暫時(shí)擱置一下，讓他們回去再想一下該如何解決。然后項(xiàng)目管理員應(yīng)該將這個(gè)有爭(zhēng)議的問(wèn)題向一把手進(jìn)行匯報(bào)，包括雙方爭(zhēng)議的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)的處理方法等等。初步達(dá)成一個(gè)解決方案。最后再召集當(dāng)事人，在一把手到場(chǎng)的情況下，對(duì)這個(gè)問(wèn)題再進(jìn)行分析討論。通常情況下，在一把手到場(chǎng)的環(huán)境中，雙方在說(shuō)話時(shí)都會(huì)比較克制。況且一把手已經(jīng)事先了解了情況，并有了解決方案。如果他們還不能夠達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)時(shí)，就按預(yù)先的解決方案來(lái)做。為了保障項(xiàng)目能夠按時(shí)完成，這個(gè)爭(zhēng)議的內(nèi)容不應(yīng)該無(wú)休止的爭(zhēng)論下去。
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